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Stefan Ruebener

Interim Leitung Controlling | Finance Transformation

finance meets IT

ab 01.04.2027
Interim Manager seit: 09/2009
Letzte Profilaktualisierung: 19.09.2026

Kontaktdaten

Humboldtstr. 60
D-40237 Düsseldorf
gra.erarorhe@ansrgf

Telefon mobil
+491722527414

Netzwerke

Persönliche Angaben

Geburtsdatum
04.03.1967 (Alter:59)
Nationalität:
Deutsch

Kurzprofil

Introtext
Ich übernehme als Interim Manager Verantwortung im Group-, Werks- und Produktionscontrolling. Meine Schwerpunkte sind Planung und Reporting, Produktkalkulation sowie die Weiterentwicklung von Finanzprozessen mit SAP S/4HANA FI/CO und SAP Analytics Cloud. Hinzu kommen Private-Equity-, Investor- und Lender-Reporting.
 
Seit 1992 arbeite ich in Finance und IT und übernehme seit 2009 Interimmandate. Ich verbinde betriebswirtschaftliche Steuerung mit der Umsetzung in Datenmodellen, Prozessen und Systemen. Ich unterstütze Unternehmen in Industrie, Handel und Healthcare – mit belastbaren Zahlen, klaren Entscheidungsgrundlagen und einer strukturierten Übergabe an das interne Team.
Erfahrungsüberblick
  • Controlling: Group-, Werks- und Produktionscontrolling; Produktkosten und Deckungsbeiträge.
  • Finance Transformation: SAP S/4HANA FI/CO, SAC und Business ByDesign; Migration und Reporting.
  • Planung und Steuerung: Budget, Forecast, Management-P&L, Cashflow, Working Capital und KPIs.
  • Private Equity: Investor- und Lender-Reporting; Covenants, Finanzmodelle und CFO-Kommunikation.
  • Daten und Automatisierung: Excel, Power Query, Power BI und VBA; Datenintegration und Reporting.
  • Führung und Übergabe: Fachliche Führung, Workshops, BPMN und Schulungen; HGB, IFRS und US-GAAP.
Ausgewählte Mandate: Börger, Eiffage Infra-Bau, amedes, ATHERA, VDM Metals, Kabel Premium Pulp & Paper und Berner.
Einige Mandate wurden parallel in Teilzeit ausgeübt.
Aufgabenstellung
  • Consulting
  • Business Development
  • Kostenreduktion
  • Prozessoptimierung
  • Post Merger Integration
Funktionen
  • Finanzen
  • Informationstechnologie
  • Rechnungswesen & Controlling
Rolle im Unternehmen
  • 2. Ebene / Bereichsleitung / Abteilungsleitung
  • Programm Manager
  • Consultant, Advisor
Branchenerfahrung
  • Chemie
  • Pharma
  • Maschinenbau
  • Gesundheitswesen
  • Bauindustrie (inkl. Zulieferer)
  • Energie/Energy, Umwelt/Environment, Handel/Trade
  • Metall/Metals, Papier/Paper, Verpackung/Packaging
  • Automotive, Lebensmittel/Food, Immobilien/Property
Typ des Unternehmens
  • Konzern
  • Mittelstand
  • Private-Public-Partnership
  • Inhabergeführt / Familienunternehmen
Regionen (Regionen, in denen Sie nachweislich über Erfahrung verfügen)
  • Deutschland
Sprachen
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Verhandlungssicher)

Interim Management Projekte (Selbständigkeit)

Unternehmensbeschreibung

Familiengeführter Maschinenbauer für Pumpen, Zerkleinerungs- und Separationstechnik.

Ort
Borken-Weseke
Rolle / Hierarchie
2. Ebene / Bereichsleitung / Abteilungsleitung
Aufgaben
  • Laufendes Mandat seit September 2026: Unterstützung und Weiterentwicklung des Controllings im Tagesgeschäft.
  • Mitwirkung an Jahresplanung und Budgetprozessen; Analyse, Reporting und Ad-hoc-Auswertungen.
  • Weiterentwicklung und Vereinfachung von Produktkalkulationen und Deckungsbeitragsrechnungen; Digitalisierung und Wissenstransfer.
Unternehmensbeschreibung

Deutsche Infrastruktur- und Baugruppe mit mehreren operativen Gesellschaften.

Ort
Düsseldorf
Rolle / Hierarchie
Stabsfunktion / Experte / Spezialist
Aufgaben
  • Profit-Center-basierte Management-P&L für die deutschen Infrastrukturgesellschaften; Analyse und Modellierung der SAP-S/4HANA-Datenbasis.
  • Reporting in SAP Analytics Cloud und Excel Power Query; Vereinheitlichung von KPI-, Hierarchie- und Abstimmungslogiken.
  • Group Reporting, Controller-Workshops, Dokumentation und Wissenstransfer.
Unternehmensbeschreibung

Anbieter von Labordiagnostik und medizinischen Dienstleistungen im Private-Equity-Umfeld.

Ort
Göttingen / Hamburg
Rolle / Hierarchie
Stabsfunktion / Experte / Spezialist
Aufgaben
  • Management-, Private-Equity- und Lender-Reporting sowie finanzierungsrelevante Analysen.
  • Weiterentwicklung eines integrierten Finanzmodells für GuV, Bilanz und Cashflow; Szenarien, Forecast und rollierende Liquiditätsplanung.
  • Covenant-Berechnungen, Brückenanalysen und Unterstützung der CFO-Agenda bei Finanzierer- und Stakeholderkommunikation.
Unternehmensbeschreibung

Healthcare-Gruppe im Private-Equity-Umfeld.

Ort
Essen
Rolle / Hierarchie
Stabsfunktion / Experte / Spezialist
Aufgaben
  • Management-Reporting nach organisatorischer Neuausrichtung: KPI-Katalog, Verantwortlichkeiten und konsistente Datenlogik.
  • Standardisierung von Abschluss- und Abstimmprozessen sowie integrierter Planung und Forecast.
  • Verbindung von DATEV-, LucaNet- und ERP-Daten; Dokumentation und Übergabe neuer Reportingstandards.
Unternehmensbeschreibung

Unternehmen der Umweltdienstleistungsbranche.

Ort
Marl
Rolle / Hierarchie
Stabsfunktion / Experte / Spezialist
Aufgaben
  • CAPEX-Steuerung vom Investitionsantrag bis zur Aktivierung in SAP Business ByDesign.
  • Projektbudgets, Genehmigungsprozesse, Einkauf und Anlagen im Bau miteinander verbunden.
  • Projektbezogenes Reporting, rollenspezifische Sichten und Schulungsunterlagen für die Übergabe erstellt.
Unternehmensbeschreibung

Hersteller von Hochleistungsmetallen mit internationalen Produktionsstandorten.

Ort
Werdohl
Rolle / Hierarchie
Stabsfunktion / Experte / Spezialist
Aufgaben
  • SAC-Reporting für Kostenstellen, Profit Center, Allokationen und Managementberichte aufgebaut.
  • Produktbereichsbezogenes Kostencontrolling sowie Datenverbindungen und Berichtsstandards vereinheitlicht.
  • Fachliche Vorbereitung der S/4HANA-Transformation; Self-Service, Schulung und Support unterstützt.
Ort
Hagen
Aufgaben
  • Herstellkostenkalkulation und Management-Reporting im Produktionsumfeld neu aufgestellt.
  • Standardisiertes Kalkulationsschema für rund 200 Artikel unter Berücksichtigung rezepturbasierter Prozesse.
  • SAP R/3, OptiVision und Excel integriert; Pilotierung, Dokumentation und Übergabe.
Ort
Düsseldorf
Aufgaben
  • Finance- und Controlling-Daten von 16 Tochtergesellschaften von SAP ECC auf SAP Business ByDesign migriert.
  • Migrationskonzepte, Datenvalidierung und Templates; Weiterentwicklung von P2P-, O2C- und R2R-Prozessen.
  • Koordination mit PwC, Hypercare und Definition des Post-Migrationsprozesses für Jahresabschlüsse.
Ort
Sindelfingen
Aufgaben
  • Vorab-Integration von AKKA Technologies und Modis: Customizing und Prozessberatung in CO, PS und SD.
  • Reorganisation von WBS-Elementen; Unterstützung von Abschlüssen nach HGB und IFRS.
Ort
Köln
Aufgaben
  • Zwei Projektphasen: 10/2020–03/2022 und 06/2022–03/2024.
  • Management-Reporting- und Controlling-Architektur für die Migration auf SAP S/4HANA konzipiert; Kostenstellen, Profit Center, Funktionsbereiche und Verrechnungslogiken abgestimmt.
  • CO-PA-/Deckungsbeitragsmodell bis auf Kunden- und Produktebene, CO-Datenmigration und Erweiterungsledger.
Ort
Friedberg
Aufgaben
  • Group Controlling für Deutschland und Produktionsstandorte in Mexiko, Tschechien und China.
  • Gruppen-Ergebnis- und Working-Capital-Rechnung, Einkaufscontrolling, Budget und Forecast.
Ort
Rosenheim
Aufgaben
  • Planung und Controlling im Vorfeld eines Private-Equity-Exits; Unterstützung des Investor-Reportings.
  • SAP-BPC-Planung, Produktkosten, Kostenstellenreporting und S/4HANA-Key-User-Funktion.
Ort
Hilden
Aufgaben
  • Schwerpunkte beider Akzo-Nobel-Mandate (08/2016–04/2017 und 12/2018–02/2019):
  • Site Controlling, IFRS-Abschluss und Integration übernommener Standorte.
  • Reporting, Forecast, Bestände und Internal Control; Aufbau von Kostenstellen- und HFM-Strukturen.
Ort
Linnich
Aufgaben
  • Neuausrichtung des globalen Qualitätscontrollings: White Paper und KPI-System zu Cost of Poor Quality.
  • Produktions- und Supply-Chain-Controlling, CAPEX-Bewertung und Herstellkostenrechnung.
Ort
Stade
Aufgaben
  • Cost Accounting für fünf europäische Standorte; fachliche Führung von vier Mitarbeitenden.
  • US-GAAP-Abschluss, Produktkosten, Bestandsbewertung, SOX und Budget; BI und Reporting weiterentwickelt.
Ort
Hilden
Aufgaben
  • Schwerpunkte beider Akzo-Nobel-Mandate (08/2016–04/2017 und 12/2018–02/2019):
  • Site Controlling, IFRS-Abschluss und Integration übernommener Standorte.
  • Reporting, Forecast, Bestände und Internal Control; Aufbau von Kostenstellen- und HFM-Strukturen.
Ort
Düsseldorf
Aufgaben
  • Post-Merger-Integration mit Kaufpreisallokation, SAP-Einführung und Werksreporting.
  • IFRS-Bewertung und Eröffnungsbilanz mit EY; Cashflow, CAPEX und Malaysia-Reporting.
Ort
Landshut
Aufgaben
  • Management-Reporting für einen Produktionscluster mit sieben Standorten.
  • HFM-/Smart-View-Reporting, Business Cases, CAPEX, Forecast und Standortbenchmarking.
Ort
München
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Financial Controller

Aufgaben
  • Vorstands-, Aufsichtsrats- und Investor-Reporting für ein Portfolio mit 20 Gesellschaften.
  • Langfristplanung, Finanzierung, Covenants, Cashflow und automatisiertes DATEV-Reporting.
Ort
Nürnberg
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Financial Controller

Aufgaben
  • Restrukturierung, Fünfjahresplanung und Integration in US-GAAP- und HFM-Strukturen.
  • Produktliniensegmentierung, Budget, SOX/SOD und Margenanalysen.
Ort
Bocholt
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Werkscontroller (Transitional Team – Restrukturierung)

Aufgaben
  • Restrukturierung, SAP-CO-Abschluss, Investitionen und Produktkosten.
Ort
Gendorf
Ausgangssituation beim Auftraggeber

BU-Controller - IT-Services

Aufgaben
  • Budgetplanung für Investitionen, Umsatz, Ressourcen und Kosten.
Ort
Bochum
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Performance Analyst:
Controlling Supply & Logistic
Working Capital

Aufgaben
  • Europäisches Supply-&-Logistics-Reporting, Bestände und Working Capital.
Ort
Witten
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Werks Controller

Aufgaben
  • SAP-Abschluss für zwei Standorte, Profitabilität und Budget.
Ort
Köln
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Produktion Controller

Aufgaben
  • Produktionsaufträge, Effizienz, WIP und IFRS-Rückstellungen.
Unternehmensbeschreibung

Chemie

Ort
Meppen
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Operation Controller

Aufgaben
  • Budget, Forecast, Produktkosten, Bestände und SAP-R/3-zu-BW-Schnittstelle.
Unternehmensbeschreibung

Distributionsorganisation der BASF

Ort
Köln
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Senior Consultant - ERP

Aufgaben
  • Microsoft Navision, Logistik- und Risikoprozesse sowie SAP-/DWH-Schnittstellen.
Unternehmensbeschreibung

Projekte

Ort
NRW
Ausgangssituation beim Auftraggeber

Projekt Management
Beratung und Projektleitung
Finanzbuchhaltung
Webdesign

Ort
Düsseldorf
Aufgaben
  • Entwicklung von Vergütungssystemen für das Management.
  • Organisationsberatung, Buchhaltung und Verwaltung auf freiberuflicher Basis.
  • Unterstützung bei steuerlichen Betriebsprüfungen.

Werdegang (Festanstellung)

Ingenieur- und Technologieberatung

Ort
Lippstadt
Notizen
Kaufmännischer Leiter

Mobiles Leasing

Ort
Köln
Notizen
Finance Analyst Systems

Schienenfahrzeughersteller

Ort
Berlin
Notizen
Senior Manager Group Finance Applications

Schienenfahrzeughersteller

Ort
Berlin
Notizen
Senior Manager Group Finance Applications

Management Consulting

Ort
Düsseldorf
Notizen
Führung der europäischen Finanzsystemgruppe mit drei Mitarbeitenden; Betreuung, Einführung und Weiterentwicklung der Finanzanwendungen in Europa.
Euro-Implementierung und Entwicklung eines Management-Informationssystems; Dokumentation von Best Practices.
Europäisches Projektmanagement für Auswahl und Einführung eines elektronischen Zeit- und Reisekostenabrechnungssystems.

Managementberatung

Ort
Düsseldorf
Notizen
Koordination und Konsolidierung des Reportings für das Profit Center Emerging Markets mit zwölf Standorten: US-GAAP-Buchhaltung, Forecast, Planung, Budget und Management-Reporting.
Entwicklung von Excel- und Access-Anwendungen für Forecast, Top-Level-Planung, Berater-Leistungsbewertung und Vertriebsverfolgung.
Entwicklung und Einführung eines globalen Personalinformationssystems auf Access-Oracle-Basis; Umstellung des Finanzsystems von IAS auf US GAAP.

Management Consulting

Ort
Düsseldorf
Notizen
Assistant Controller
Finance System Administrator
Ort
Biebesheim
Notizen
Verantwortung für die gesamte IT-Umgebung einschließlich der Unterstützung des im Rechnungswesen eingesetzten IBM-AS/400-Systems.

Automatisierung des Mahn- und Lieferscheinwesens sowie Programmierung eines Fakturierungssystems mit dBase.

Neustrukturierung der Produktpreisstruktur.

Ausbildung / Studium / Weiterbildung

Abschluss
Master
Fachrichtung
Betriebswirtschaft
Abschluss
Bachelor
Fachrichtung
Ökonomie
Land
USA
Bemerkungen / Besonderheiten
Major: International Finance
Land
USA
Land
USA
Land
USA
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